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5 Tipps, die der Mailflut nach dem Urlaub ihren Schrecken nehmen

Heute ist Montag. Aber was für einer? Der erste Montag nach dem Urlaub ist nichts für Anfänger. Nach einer Phase völliger Entspannung bin ich praktisch froh, das An-Knöpfchen des Computers zu finden. Wenige Sekunden später mache ich einen folgenschweren Fehler: Ich öffne mein E-Mail-Programm. Der Ladebalken lädt mich dazu ein, meinen Urlaub noch einmal Revue passieren zu lassen. Doch die Einladung ist trügerisch, denn im Hintergrund baut sich eine Mailflut auf, die mich jeden Moment aus meinem imaginären Badering mit Cocktailhalter schwappen wird. Wusch … ab ins kalte Wasser. Ich bin froh, dass ich das jetzt schon kenne und zwischenzeitlich meinen beruflichen Freischwimmer habe. Damit auch andere nach dem Urlaub nicht im Postfach ertrinken, habe ich 5 gute Tipps aufgeschrieben, die das verhindern sollen.

1. Zeit einplanen

Am besten ist es, am ersten Tag nach dem Urlaub nicht direkt Termine auszumachen. Das schafft natürliche Auslaufzonen für Mails, die sich als überraschend besitzergreifend zeigen und in umfangreiche Aufgaben ausufern. Nur mit der Ruhe, denn daraus schöpft man Kraft. Jetzt ist einfach Geduld angesagt, um eine Mail nach der anderen abzuarbeiten.

2. Intelligente Ordner anlegen

Solche Ordner sammeln E-Mails automatisch aus dem Posteingang heraus. Das spart viel Zeit, weil sich einige Mails über Merkmale wie Absender oder Textinhalte bereits Kategorien zuweisen lassen, die unsere Aufmerksamkeit erst ganz am Ende bekommen oder sogar gleich gelöscht werden können. Dazu gehören zum Beispiel Newsletter, Systempings oder Mails, die nur tagesaktuell interessieren.

3. Posteingang vor dem Urlaub bereinigen

Ordnung im E-Mail-Postfach sorgt dafür, dass dort nicht so viele „Leichen“ liegen. Das hat einerseits den Vorteil, ruhiger in den Urlaub starten zu können, weil man sicher ist, nichts Wichtiges übersehen zu haben. Und es hilft andererseits dabei, die Menge der neuen Mails nicht durch Altlasten erschwert zu wissen. Damit bewahrt man sich ein Stück Entspannung nach dem Urlaub.

4. Reihenfolge – Last-in-first-out-Prinzip

oder die Letzten sollten die Ersten sein. Gibt es mehrere Mails zum gleichen Betreff, welche aus fortlaufenden Antworten bestehen, ist es am geschicktesten, einfach die letzte von ihnen mit dem kompletten Gesprächsverlauf zu lesen. Das erspart das einzelne Öffnen und Sichten der vorangegangenen Mails und ermöglicht es einem, das Thema in einem „Rutsch“ zu lesen.

5. Wichtiges zuerst

Als Erstes empfiehlt es sich, die Betreffzeilen zu überfliegen und zu Beginn die wichtigsten Mails herauszufischen. So kann es nicht passieren, dass etwas Dringliches versäumt wird oder am Ende zu wenig Zeit für ein größeres Problem bleibt. Wer wenig Zeit hat, kann essenzielle Inhalte übersehen oder fehlinterpretieren. Man soll sich in wichtigen Angelegenheiten nicht von der Zeit bestimmen lassen, sondern sich die Zeit nehmen für wichtige Angelegenheiten.

Fazit

Werden diese 5 Ratschläge beachtet, hat man eigentlich schon fast gewonnen, dann heißt es nur noch dranbleiben und eins nach dem anderen erledigen. Man soll tun, was man kann, aber möglichst ohne Stress. Es geht schließlich um die eigene Gesundheit!